Decentralized filing is relatively more economical than centralized filing.
There are a few choices that should be made when you’re setting up your records administration program. One of the hardest choices, and some of the time the most disputable, is regardless of whether your records ought to be “brought together” or “decentralized.”
Poor working conditions cause mental strain.
There are a few issues to consider when settling on the choice on where your records ought to be found. Outstanding amongst other approaches to approach it is to audit the favorable circumstances and inconveniences of every framework and pick the one, or blend, that has the most points of interest for your circumstance.
Concentrated System
A concentrated documenting framework is:
One in which the records for a few people or units are situated in one, focal area; and,
By and large, under the control of a records staff individual or on account of huge incorporated documenting frameworks, a few people.
Focal points
Duty is effortlessly set.
Powerful utilization of gear, supplies and space.
Every single related datum kept together.
Lessens duplication.
Uniform administration gave to all clients.
Enhanced security.
Disservices
Records might be excessively far off from staff for satisfactory administration.
Can bring about expanded individual documenting frameworks.
Requires full-time staffing.
May require interest in more proficient documenting gear as well as mechanization.
Decentralized System
A decentralized documenting framework is:
One in which the documents are situated all through the workplace, for the most part at singular work stations; and,
Typically controlled by the individual who makes as well as gets them.
Points of interest
Records situated close staff making and utilizing them.
Does not require “additional” space required for brought together records.
Does not require full-time staffing.
Staff feels more great knowing they are responsible for their own documenting and recovering.
Drawbacks
Perplexity as to where data can be found, particularly if staff part is truant.
Can bring about “divided” documentation – data identified with a similar point or subject recorded in different spots.
Singular staff individuals may not know how to appropriately keep up their documents.
Absence of consistency or consistency.
Mix System
There are additionally approaches to structure your program utilizing a mix, or brought together/decentralized framework, of these two methodologies. Unified control is set up through a “records contact” or “records administrator” who is the brought together purpose of contact for records administration in the workplace and who has obligation regarding keeping up the workplace document design and guaranteeing set up strategies are taken after.
Here are a few illustrations where particular sorts of records are kept up in a focal area while whatever remains of the records are kept up at singular work stations:
A concentrated reference accumulation of records;
A document space for records which are inert yet which are not prepared to be sent to the Federal Records Center (FRC);
An open reference space for records which are gotten to by general society.
Those records which are kept up at singular work stations are likewise part of the association’s documenting framework and incorporated into the workplace document design with the goal that everybody in the workplace knows where the records are found and who is in charge of looking after them.
The Bottom Line
All that really matters is, you have to comprehend the recordkeeping needs of your office and pick the framework which best fits those requirements.
Hay algunas opciones que se deben hacer cuando se está configurando su programa de administración de registros. Una de las opciones más difíciles, y algunas de las más discutibles, es si sus registros deben ser “reunidos” o “descentralizados”.
Hay algunos problemas a tener en cuenta al decidir sobre la elección de dónde deben encontrarse sus registros. Destacable entre otros enfoques para abordarlo es auditar las circunstancias favorables y los inconvenientes de cada marco y elegir uno, o mezcla, que tiene más puntos de interés para su circunstancia.
Sistema concentrado
Un marco de documentación concentrado es:
Una en la que los registros de unas pocas personas o unidades están situados en una área focal; y,
En general, bajo el control de un personal de registros de personal o en cuenta de los grandes marcos de documentación incorporada, unas pocas personas.
Puntos focales
El deber se ajusta sin esfuerzo.
Poderosa utilización de equipo, suministros y espacio.
Cada uno de los datos relacionados se mantienen juntos.
Disminuye la duplicación.
La administración uniforme dio a todos los clientes.
Seguridad mejorada.
Servicios
Los registros podrían estar demasiado lejos del personal para una administración satisfactoria.
Puede generar marcos de documentación individuales ampliados.
Requiere personal de tiempo completo.
Puede requerir interés en equipo de documentación más proficiente así como mecanización.
Sistema descentralizado
Un marco documental descentralizado es:
Uno en el que los documentos están situados en todo el lugar de trabajo, en su mayor parte en estaciones de trabajo singulares; y,
Controlado típicamente por el individuo que hace tan bien como los consigue.
Puntos de interés
Registros situados cerca del personal haciendo y utilizándolos.
No requiere espacio “adicional” requerido para reunir registros.
No requiere personal de tiempo completo.
El personal se siente más grande sabiendo que son responsables de su propia documentación y recuperación.
Inconvenientes
Perplejidad en cuanto a dónde se pueden encontrar datos, particularmente si la parte del personal es ausencia injustificada.
Puede producir documentación “dividida” – datos identificados con un punto o tema similar registrado en diferentes puntos.
Las personas singulares del personal pueden no saber cómo mantener adecuadamente sus documentos.
Ausencia de consistencia o consistencia.
Sistema de mezcla
También hay enfoques para estructurar su programa utilizando una mezcla, o combinado / marco descentralizado, de estas dos metodologías. El control unificado se establece a través de un “contacto de registros” o “administrador de registros” que es el propósito de contacto para la administración de registros en el lugar de trabajo y que tiene la obligación de mantener el diseño del documento de trabajo y garantizar la creación de estrategias se toman después.
Aquí hay algunas ilustraciones donde ciertos tipos de registros se mantienen en un área focal, mientras que lo que queda de los registros se mantienen en estaciones de trabajo singulares:
Una concentración concentrada acumulación de registros;
Un espacio de documentos para registros que son inerte pero que no están preparados para ser enviados al Federal Records Center (FRC);
Un espacio de referencia abierto para los registros a los que llega la sociedad en general. (Decentralized)
Los registros que se mantienen en las estaciones de trabajo singulares también forman parte del marco de documentación de la asociación y se incorporan en el diseño del documento de trabajo con el objetivo de que todos en el lugar de trabajo sepan dónde se encuentran los registros y quién se encarga de cuidar de ellos. (Decentralized)
La línea de fondo
Todo lo que realmente importa es, usted tiene que comprender las necesidades de mantenimiento de registros de su oficina y elegir el marco que mejor se adapte a esos requisitos.(Decentralized)
