Record Manual
Record Manual- Records administration is the arranging, controlling, coordinating, sorting out, preparing, advancing and other administrative exercises identified with the lifecycle of records, which are led to accomplish satisfactory and legitimate documentation of government arrangements and exchanges, and viable and efficient administration of Agency operations.
While some entrepreneurs lean toward manual record keeping frameworks, most organizations utilize an electronic record keeping framework making it less demanding to catch data, produce reports and meet expense and lawful revealing necessities.
There are various issues you ought to consider when setting up an electronic or manual record keeping framework, as every ha certain focal points and restrictions.
Records are “all books, papers, maps, photos, machine lucid materials, or other narrative materials, despite physical shape or qualities, made or got by an Agency of the United States Government under Federal law or regarding the exchange of open business and protected or proper for safeguarding by that Agency or its authentic successor as proof of the association, capacities, strategies, choices, systems, operations, or different exercises of the Government or on account of the instructive estimation of information in them.”
A record starts as a report that is made or gotten. On the off chance that that report meets the meaning of a record, it must be caught in a recordkeeping framework. At the point when the record isn’t required for current Agency business, it is shut furthermore, alternatively resigned to off-site stockpiling. At last, the record is either pulverized (in the event that it is brief) or exchanged to the National Archives (in the event that it is lasting).
रिकॉर्ड मैनुअल- रिकॉर्ड प्रशासन रिकॉर्ड के जीवन चक्र के साथ पहचाने जाने वाले अन्य प्रशासनिक अभ्यासों की व्यवस्था, नियंत्रण, समन्वय, सॉर्टिंग, तैयारी, अग्रिम और अन्य प्रशासनिक अभ्यास है, जो सरकारी व्यवस्थाओं और एक्सचेंजों के संतोषजनक और वैध दस्तावेज, और व्यवहार्य और कुशल प्रशासन को पूरा करने के लिए प्रेरित होते हैं। एजेंसी के संचालन की।
जबकि कुछ उद्यमी मैनुअल रिकॉर्ड कीपिंग फ्रेमवर्क की ओर झुकते हैं, अधिकांश संगठन एक इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड कीपिंग फ्रेमवर्क का उपयोग करते हैं, जिससे डेटा को पकड़ने, रिपोर्ट तैयार करने और खर्च और वैध खुलासा आवश्यकताओं को पूरा करने की मांग कम हो जाती है।
इलेक्ट्रॉनिक या मैनुअल रिकॉर्ड कीपिंग फ्रेमवर्क स्थापित करते समय आपको विभिन्न मुद्दों पर विचार करना चाहिए, क्योंकि प्रत्येक में कुछ फोकल बिंदु और प्रतिबंध होते हैं।
रिकॉर्ड “सभी किताबें, कागजात, नक्शे, फोटो, मशीन स्पष्ट सामग्री, या अन्य कथा सामग्री, भौतिक आकार या गुणों के बावजूद, संघीय कानून के तहत संयुक्त राज्य सरकार की एक एजेंसी द्वारा बनाई गई या प्राप्त की गई या खुले व्यापार के आदान-प्रदान के संबंध में और संरक्षित या उस एजेंसी या उसके प्रामाणिक उत्तराधिकारी द्वारा एसोसिएशन, क्षमताओं, रणनीतियों, विकल्पों, प्रणालियों, संचालन, या सरकार के विभिन्न अभ्यासों के प्रमाण के रूप में या उनमें सूचना के निर्देशक अनुमान के कारण सुरक्षा के लिए उचित है।”
एक रिकॉर्ड एक रिपोर्ट के रूप में शुरू होता है जो बनाई या प्राप्त की जाती है। यदि वह रिपोर्ट किसी रिकॉर्ड के अर्थ से मेल खाती है, तो उसे रिकॉर्ड कीपिंग फ्रेमवर्क में पकड़ा जाना चाहिए। उस बिंदु पर जब वर्तमान एजेंसी व्यवसाय के लिए रिकॉर्ड की आवश्यकता नहीं होती है, इसे इसके अलावा बंद कर दिया जाता है, वैकल्पिक रूप से ऑफ-साइट स्टॉकपिलिंग के लिए इस्तीफा दे दिया जाता है। अंत में, रिकॉर्ड को या तो चूर्णित किया जाता है (यदि यह संक्षिप्त है) या राष्ट्रीय अभिलेखागार में बदल दिया जाता है (यदि यह स्थायी है)।
